Viimeksi päivitetty: [date]
Keitä olemme
Formwise-palvelua ylläpitää [yrityksen virallinen nimi], [oikeudellinen muoto], jonka rekisteröity osoite on [rekisteröity osoite] ja rekisterinumero [yrityksen rekisterinumero] (”Formwise”, ”me”, ”meitä”). Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai henkilötiedoistasi, ota meihin yhteyttä osoitteessa [tietosuojaa koskeva sähköpostiosoite].
Kaksi rooliamme
Kun vierailet verkkosivustollamme tai luot Formwise-tilin, me päätämme, miten henkilötietojasi käytetään: toimimme rekisterinpitäjänä.
Kun yhdistys käyttää Formwisea jäsentensä hallinnointiin, yhdistys päättää, mitä jäsentietoja tallennetaan ja mihin tarkoitukseen. Yhdistys toimii rekisterinpitäjänä, ja Formwise käsittelee tietoja sen puolesta henkilötietojen käsittelijänä henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Jäsenten, jotka haluavat käyttää kyseisiin tietoihin liittyviä oikeuksiaan, tulee ottaa ensin yhteyttä omaan yhdistykseensä.
Keräämämme tiedot
- Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, yhdistyksen nimi, rooli ja salasana (tallennetaan salattuna).
- Laskutustiedot: laskutusosoite, ALV-numero ja maksuhistoria. Maksupalveluntarjoajamme käsittelee korttitiedot, emmekä koskaan tallenna niitä.
- Käyttötiedot: vieraillut sivut, käytetyt ominaisuudet, laitteen ja selaimen tyyppi sekä IP-osoite. Näitä tietoja käytetään palvelun turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseen.
- Viestintä: viestit, jotka lähetät meille yhteydenottolomakkeen, sähköpostin tai asiakastuen kautta.
Miksi käytämme niitä ja millä oikeusperusteella
- Palvelun tarjoamiseksi ja tilisi hallinnoimiseksi (sopimuksen täytäntöönpano).
- Laskuttaaksemme sinua ja täyttääksemme kirjanpitovelvoitteemme (lakisääteinen velvoite).
- Palvelun suojaamiseksi, petosten estämiseksi ja Formwisen parantamiseksi (oikeutetut edut).
- Tuoteuutisten lähettäminen vain, jos olet suostunut vastaanottamaan niitä (suostumus, jonka voit peruuttaa milloin tahansa).
Kenelle jaamme tietoja
Emme koskaan myy henkilötietoja. Jaamme niitä ainoastaan Formwisen toiminnassa avustaville palveluntarjoajille, kuten verkkopalvelun ylläpito-, sähköpostin toimitus- ja maksujenkäsittelypalvelujen tarjoajille, ja vain siinä laajuudessa kuin se on niille tarpeen. Jokainen niistä on sitoutunut tietojenkäsittelysopimukseen. Ajantasaisen luettelon alikäsittelijöistä saa pyynnöstä osoitteesta [privacy email].
Missä tietojasi säilytetään
Formwise-tietoja säilytetään Euroopan unionin alueella. Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme, että tietojen siirto on suojattu tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla.
Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme tilitietoja niin kauan kuin tilisi on aktiivinen ja [retention period] sen jälkeen, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä pidempään (esimerkiksi laskuja säilytetään [accounting retention period]). Yhdistykset voivat poistaa jäsentietoja milloin tahansa, ja kaikki asiakastiedot poistetaan [deletion period] kuluessa tilin sulkemisesta.
Oikeutesi
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla sinulla on oikeus:
- saada pääsy hallussamme oleviin sinua koskeviin henkilötietoihin;
- saada virheelliset tiedot oikaistuiksi;
- saada tietosi poistetuiksi;
- rajoittaa tiettyä käsittelyä tai vastustaa sitä;
- saada tietosi siirrettävässä muodossa;
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella.
Käyttääksesi näitä oikeuksia ota yhteyttä osoitteeseen [privacy email]. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaisellesi.
Tietoturva
Suojaamme henkilötietoja salaamalla ne sekä siirron aikana että tallennettuina sekä käyttämällä käyttöoikeuksien hallintaa, säännöllisiä varmuuskopioita ja valvontaa. Formwisen sisällä asiakastietoihin pääsevät vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat niitä tuen tarjoamiseen.
Evästeet
Evästeiden käyttöämme selostetaan evästekäytännössämme.
Tämän käytännön muutokset
Saatamme päivittää tätä käytäntöä ajoittain. Kun teemme siihen merkittäviä muutoksia, ilmoitamme niistä tilinhaltijoille sähköpostitse ennen niiden voimaantuloa.