Οι περισσότεροι εθελοντές δεν γίνονται μέλη ενός συλλόγου για να διαχειρίζονται υπολογιστικά φύλλα. Ωστόσο, η διαχείριση των μελών καταλήγει να τους στερεί αθόρυβα τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα. Αυτές οι πέντε συνήθειες μπορούν να κάνουν πραγματικά τη διαφορά.
1. Διατηρήστε μία μοναδική πηγή αξιόπιστων δεδομένων
Όταν τα στοιχεία των μελών βρίσκονται σε διάφορα υπολογιστικά φύλλα και εισερχόμενα email, κάθε ενημέρωση πρέπει να γίνεται δύο φορές. Συγκεντρώστε τα όλα σε μία λίστα, στην οποία θα έχει πρόσβαση ολόκληρο το διοικητικό συμβούλιο.
2. Αφήστε τις ανανεώσεις να γίνονται αυτόματα
Ορίστε μία φορά τις περιόδους συνδρομής και στείλτε αυτόματα συνδέσμους ανανέωσης. Τα μέλη πληρώνουν ηλεκτρονικά και η κατάστασή τους ενημερώνεται χωρίς να χρειάζεται κανείς να ελέγξει κάποιο αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού.
3. Αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις
Οι φιλικές, αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις είναι πιο συνεπείς από τις προσωπικές οχλήσεις — και κανείς δεν χρειάζεται να κυνηγά τις εκπρόθεσμες πληρωμές.
4. Μοιραστείτε τη δουλειά
Δώστε στους εθελοντές πρόσβαση ακριβώς σε ό,τι χρειάζονται: οι διοργανωτές εκδηλώσεων βλέπουν τις εγγραφές, ενώ οι ταμίες βλέπουν τις πληρωμές.
5. Επανεξετάστε μία φορά τον μήνα
Μια σύντομη μηνιαία ματιά στον πίνακα ελέγχου αρκεί για να εντοπίσετε απλήρωτες συνδρομές, επικείμενες ανανεώσεις και ανενεργά μέλη που ίσως χρειάζονται μια μικρή υπενθύμιση.
Léa Moreau
Υπεύθυνος κοινότητας, Formwise
