Useimmat vapaaehtoiset eivät liity yhdistykseen hallinnoidakseen taulukoita. Silti jäsenhallinto vie huomaamatta iltoja ja viikonloppuja. Näillä viidellä toimintatavalla on aidosti merkitystä.
1. Pidä kaikki tiedot yhdessä paikassa
Kun jäsentiedot ovat hajallaan useissa laskentataulukoissa ja sähköpostilaatikoissa, jokainen päivitys on tehtävä kahteen kertaan. Kokoa kaikki yhteen luetteloon, jonka koko hallitus näkee.
2. Anna uusimisten hoitua automaattisesti
Määritä jäsenyyskaudet kerran, niin uusimislinkit lähetetään automaattisesti. Jäsenet maksavat verkossa, ja heidän jäsenyystietonsa päivittyvät ilman, että kenenkään tarvitsee tarkistaa tiliotetta.
3. Automatisoi muistutukset
Ystävälliset automaattiset muistutukset ovat johdonmukaisempia kuin henkilökohtaiset yhteydenotot – eikä kenenkään tarvitse jahdata myöhässä olevia maksuja.
4. Jaa työtaakka
Anna vapaaehtoisille pääsy juuri niihin tietoihin, joita he tarvitsevat: tapahtumajärjestäjät näkevät ilmoittautumiset ja rahastonhoitajat maksut.
5. Tarkista kerran kuukaudessa
Lyhyt kuukausittainen katsaus hallintapaneeliin riittää havaitsemaan maksamattomat jäsenmaksut, lähestyvät uusimiset ja passiiviset jäsenet, joita voi olla hyvä muistuttaa.
Léa Moreau
Yhteisövastaava, Formwise
